COHE se compone de dos aplicaciones móviles para dispositivos Android y iOS: COHE MANAGER Y COHE SCAN en conjunto ayudan al control de cualquier tipo de elemento sin importar el lugar dónde se encuentren ni los usos de los mismos.
USOS
Las aplicaciones han sido diseñadas de tal manera que puedan ser una herramienta poderosa para los procesos de manejo de inventarios, ya sea que quieras llevar el control de los objetos que almacenas en tu hogar o un servicio de mini-bodegas, pasando por empresas que requieran una solución para el día a día de sus operaciones hasta organizaciones con un sin número de Ubicaciones y Usuarios en lugares apartados uno del otro.
¡Para cualquier caso COHE te conecta con lo que tienes!
Su funcionalidad tiene como eje central las Ubicaciones donde se encuentran cada uno de los ítems/elementos. Por ejemplo: Una Caja de cartón (Ubicación) con materiales (Items) para manualidades.
Todo empieza con la aplicación COHE MANAGER; el usuario de primera vez realiza un registro, elige el plan que quiere activar y cómo va a usar la app (PERSONA ó EMPRESA), al ingresar todos los datos y CREAR CUENTA la plataforma envía un correo con un enlace de verificación al cual se debe acceder para que el sistema autorice el ingreso a la app (importante revisar en correo no deseado). Hecho lo anterior, ingresa las credenciales en el Login y si todo es correcto entra a la pantalla principal llamada INDICADORES, allí COHE presentará métricas como: Ubicaciones Creadas, Items en Inventario, Equipo más Usado, Salidas Recientes y Todos los Movimientos, cada uno con sus respectivos detalles.
En la parte superior de la app hay dos íconos (Menú y QRCODE) que despliegan menús con opciones. En la parte superior derecha el ícono de QRCODE, abre una pantalla flotante que presenta la app COHE SCAN, sus características y finalmente un botón para la descarga. A la izquierda de la pantalla, el ícono de MENÚ despliega la ventana de opciones dentro de la aplicación las cuales veremos a continuación:
MENÚ DE OPCIONES
Cargar foto de perfil: Puede seleccionarla de la galería o desde la cámara.
Ajustes Generales: Abre una nueva ventana para cambiar los datos personales.
Centro de ayuda: Allí encontrarás guías, Términos y condiciones y contacto.
Cerrar Sesión: Cierra la sesión activa en la app.
COHE SCAN: En este espacio, puedes ingresar la dirección de correo electrónico de la persona que vas a invitar a participar en el manejo de tus elementos. Al enviar, la persona recibirá un correo de invitación donde se encuentran todas las indicaciones para descargar COHE SCAN, hacer registro e ingresar la llave de seguridad propia de tu espacio. ¡Una vez hecho, ya será parte de tu equipo!
Versión: Muestra la última actualización de la app en tu dispositivo.
Al salir del menú, en la barra de navegación que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, se encuentran 3 íconos:
A continuación, ahondaremos en los detalles de cada uno.
INDICADORES
Cuando creas ubicaciones, elementos y usuarios asignados a tu inventario, COHE MANAGER presentará unas métricas en esta pantalla basadas en las Ubicaciones Creadas, los Ítems en tu Inventario de todas tus ubicaciones, el elemento Más Usado con el número de salidas y entradas realizadas el cual funciona como un botón que al tocarlo, te llevará a todos los detalles de ese ítem. Finalmente encontramos dos vistas: Salidas Recientes y Todos los Movimientos de tu inventario, donde al igual, puedes ver el detalle de cada objeto según su vista.
MI ESPACIO
Por defecto, cuando ingresas por primera vez encontrarás una Ubicación con el nombre de: Sin Asignar, en ella reposarán todos los elementos que no tengan ubicaciones establecidas o hayan sido retornados de los ítems eliminados.
Ahora para crear tus Ubicaciones, tocas el botón circular amarillo que se encuentra en la parte inferior derecha; ingresa Nombre, Descripción Corta, Dirección de la Ubicación (o simplemente una pista de donde se encuentre. Ej. Segundo Piso, Zona de Empaque), cargas una foto de la ubicación bien sea desde la galería o la tomas directamente con la cámara y finalmente tocas el botón Crear.
En este punto, la nueva ubicación aparecerá sobre Sin Asignar mostrando los detalles como foto, nombre, descripción, número ítems en la ubicación y en la parte derecha una franja amarilla con dos íconos que hacen referencia a Agregar Elementos y Asignar un Administrador.
Agregar Elementos: Al igual que en los procesos anteriores de creación, debes ingresar la información solicitada. Adicionalmente al crear elementos encontrarás un parámetro para calificar la condición actual del elemento en un rango de estrellas. Puedes usar esta evaluación al criterio que más se adapte a ti, tal vez 5 estrellas puede ser un producto: Nuevo, Lleno, En buen Estado, Completamente Funcional, De Gran Calidad, etc. Y a su vez una evaluación de 3 estrellas podría ser: Usado, abierto, A la mitad, Regular Estado, Funcional incompleto, De Regular Calidad.
Ahora ya puedes tocar sobre el número de estrellas que quieras registrar según la evaluación que le des a tu objeto.
Hecho lo anterior, agregas una foto (Cámara/Galería) y a continuación se viene uno de los elementos claves dentro de COHE para el control y seguimiento de tus elementos: Código de Barras o QR.
Si tu ítem ya tiene un Código de Barras o QR puedes usarlo para realizar en adelante el control de salidas y entradas. Simplemente activa la casilla y verás cómo el botón de Escanear se activa, al tocarlo, abrirá la cámara y realizará el escaneo de los datos del código los cuales verás debajo del botón. Después tomas la foto del código para tener el registro en tus datos.
Si tu elemento no cuenta con un código (Barras/QR), COHE MANAGER generará un único código que va a identificar en adelante ése ítem que has creado.
Asignar un Administrador: Puedes agregar administradores distintos a cada Ubicación que crees, así ellos serán los responsables de los ítems creados dentro de la Ubicación a la cual fueron asignados. Para ello, la persona que invitas a tu equipo debe completar el registro en el COHE SCAN. El proceso de asignación es muy simple; toca el ícono para que la ventana flotante de Asignar Administrador aparezca; selecciona un usuario y dale ASIGNAR.
Al igual que ocurre en la creación de elementos, cuándo se registra un nuevo Usuario o se crea una Ubicación, COHE genera códigos QR únicos de cada uno para que después los puedas usar en el control y movimientos de tus cosas a partir de la ubicación y el responsable.
Detalle de Ubicación: Al tocar cada ubicación, se abre el detalle de la misma en una nueva pantalla donde puedes ver Código QR creado para la Ubicación, Detalles, Foto, Barra de búsqueda para los elementos contenidos en esta ubicación, ítems en ubicación con navegación a Detalle Objeto, Botón de Enviar Reporte y finalmente el ícono de lápiz para editar la ubicación.
Dentro de Editar puedes actualizar la información de tu Ubicación, Retirar Administrador, Cambiar foto y Eliminar Ubicación. Al Eliminar la Ubicación, todos los elementos que contiene se envían a la ubicación: Sin Asignar.
Si deseas descargar el informe de la Ubicación con sus detalles, lo puedes hacer en el botón de Enviar Reporte. Al correo te llegará un Documento PDF para que lo puedas descargar.
Eliminados: Aquí llegarán todos los elementos que hayas eliminado de tu inventario como lugar de paso antes de una eliminación definitiva (no aplica para Ubicaciones/Usuarios). Una vez ahí, tienes dos opciones: Reingresar el ítem a tu inventario o Eliminar definitivamente. Al Reingresar, el elemento queda en Sin Asignar a la espera de una nueva Ubicación y desde la pantalla Detalle Objeto> editar, puedes eliminar el elemento.
USUARIOS
En esta pantalla está tu equipo de trabajo. Son las personas que previamente enviaste la invitación a través del COHE SCAN y han realizado el registro completo. Es decir, son usuarios activos de la app COHE SCAN en tú inventario.
Aquí puedes ver todo el Detalle de Usuario; Eliminar, Ver Código QR, Datos del Usuario, y Objetos Usados.
Puede descargarla de dos maneras: desde el botón de descarga de la ventana flotante en la pantalla Indicadores del COHE MANAGER ó a través del enlace enviado al correo con la invitación generada desde el COHE MANAGER.
Esta app, será el medio por el cual se registren todas las acciones hechas a tus elementos en las ubicaciones creadas desde COHE MANAGER. Para entenderlo mejor, COHE SCAN convierte tu dispositivo en un potente escáner que registra cada detalle de los movimientos en tu inventario sin importar si eres único usuario o invitado a colaborar en el espacio de alguien más.
La dinámica para únicos usuarios (usuarios activos en COHE MANAGER) es ingresar las mismas credenciales con las que ingresan a COHE MANAGER, hecho eso, ya tienen acceso a COHE SCAN y pueden empezar a registrar los movimientos de su inventario.
A los usuarios invitados, la plataforma envía un correo electrónico donde están las instrucciones para descargar la app y los datos de seguridad para acceder al espacio de la persona que le ha enviado la invitación. Concluido el registro, ingresa a la app y te encontrarás con la pantalla de Mis Movimientos.
Menú: En este espacio encontrarás las opciones para subir foto de perfil, ver tú Código QR, Ajustes Generales para actualizar tus datos, Centro de Ayuda y finalmente Cerrar Sesión.
En la pantalla principal de Mis Movimientos, una vez generes salidas/entradas al inventario, podrás ver los Registros Recientes para Salidas y Entradas con sus respectivos detalles; Nombre del Equipo, Marca, Entregado a y foto de perfil, Destino, Notas, Fecha de Entrega y Foto del Registro de la entrega. Todo lo anterior para cada uno de los movimientos que se realicen en tu inventario.
Si eres Administrador de una Ubicación, se activa el botón para que puedas ver los detalles de la ubicación y cada uno de los ítems contenidos en la misma. También puedes agregar elementos a esa ubicación y visualizar indicadores como Ítems Registrados e Ítems en Salida.
En COHE SCAN tanto los usuarios como los Administradores puede realizar salidas/entradas de los elementos que hacen parte del total de inventario registrado en COHE MANAGER.
SALIDAS
Para esto, lo primero que te va a pedir COHE SCAN, es que escanees el Código QR de la persona a la que vas a entregar el elemento para su validación como usuario autorizado dentro de tu inventario.
Una vez confirmado, debes continuar el proceso de escaneo del Código Barras/QR del elemento a entregar; Condición, Destino, Observaciones, Foto del elemento y firma por parte de la persona que recibe. Si todo está en orden, ya puedes Guardar el registro. De lo contrario lo puedes Cancelar.
A partir de este momento, empieza la trazabilidad de los elementos y pueden ser evidenciados tanto por el Administrador de la Ubicación en el COHE SCAN, así como, en los Indicadores de la app COHE MANAGER en tiempo real.
Para conocer todos los detalles de movimientos sólo basta con tocar el elemento que se encuentra en Salidas Recientes ó Todos los Movimientos desde la app COHE MANAGER, para los administradores de ubicación en COHE SCAN, solamente está habilitada la visualización de la salida.
Salidas Recientes: Muestra todos los elementos que han salido de la ubicación; Nombre del Ítem, Marca, Destino, Tiempo transcurrido desde la entrega y las Notas del movimiento. Al tocar el elemento, se abre la ventana de Reporte de Salida, donde encontrarás adicional a la información anterior, Foto del ítem al momento de la entrega, Condición en la que se entrega, datos y firma de quién recibe, finalmente la coordenada dónde fue realizado el movimiento o la entrega del elemento.
INGRESOS
Al igual que el proceso de entrega, COHE te guiará para hacer el ingreso nuevamente del elemento al inventario.
Una vez finalizado el registro, se completa un ciclo de uso del ítem. Los ciclos se suman cada vez que un elemento completa una salida/entrada y el resultado se ve reflejado en el elemento dentro del Detalle de Ubicación del ítem.
Todas las métricas de tu inventrio las puedes ver en la pantalla de INDICADORES de tu app COHE MANAGER.
PERMISOS EN EL DISPOSITIVO
COHE MANAGER y COHE SCAN aprovechan todo el potencial de tu dispositivo móvil junto con la potente capacidad de procesamiento de información en nube. De tal manera, para que la lógica de procesos funcione de manera óptima COHE solicita permisos al dispositivo para poder acceder al GPS para geo-referenciación en la creación de Ubicaciones y Movimientos en tu inventario, Cámara y Galería para el registro y carga de imágenes.