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Política
de datos

Respetamos tu privacidad, por eso en Volrod hemos creado políticas para el manejo de la información con el objetivo que puedas estar tranquilo, sabiendo que tu información está en buenas manos.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen o sustituyan, nos permitimos informar a nuestros empleados, proveedores, clientes o potenciales clientes, familiares de empleados y público en general (quienes colectivamente se denominan “Titulares de los Datos Personales”) que se encuentran incluidos en las bases de datos de VOLROD S.A.S., identificada con NIT 901232548-8, domiciliada en Bogotá, Colombia (en adelante la “Sociedad”) y la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión de la compra o venta de productos y servicios, o a través de actividades de mercadeo y vinculación laboral realizadas por la Sociedad, o a través de la celebración de alianzas o acuerdos estratégicos, o de cualquier otra forma, en medios electrónicos, físicos o redes sociales, lo siguiente:

  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Sección 1.1. Definiciones.

Para los fines de esta política se definen:

  1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
  1. Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento;
  1. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, incluyendo sus rasgos, propiedades, bienes, descripción de estos, o cualquier otro aspecto que sea susceptible de ser apropiado por una persona natural o jurídica;
  1. Dato Privado: aquel que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
  1. Dato Público: aquel que no es semiprivado, sensible o privado y que por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva, entre otros. Son considerados datos públicos aquellos relativos al estado civil de las personas, la profesión u oficio o su calidad de comerciante o servidor público.
  1. Dato Semiprivado: es aquel que no tiene naturaleza intima, reservada ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general como el dato financiero y crediticio.
  1. Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que pueden revelar su origen racial o étnico, la orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  1. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento en este caso, la Sociedad.
  1. Política de Tratamiento: se refiere al presente documento cuya aplicación se da conforme con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

 

  1. Proveedor: toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Sociedad en virtud de una relación contractual.
  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

  1. Titular de Datos Personales: la persona natural o jurídica cuya información personal sea almacenada en las bases de datos de la Sociedad y sea objeto de Tratamiento.

 

  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. Transferencia: el envío por parte de la Sociedad como Responsable del Tratamiento o Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural o jurídica, dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
  1. Transmisión: la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado trate datos personales por cuenta del Responsable.

Sección 1.2. Finalidades.

 

Los Datos Personales tales como nombres y apellidos, número de identificación, género, fecha de nacimiento, dirección de residencia, propiedades, ubicaciones de las propiedades, coordenadas, números de teléfono, celular y correo electrónico de los trabajadores y/o candidatos en procesos de selección, clientes y/o proveedores, o potenciales clientes y/o proveedores de servicios y/o contratistas, de y para la Sociedad, y en general, para todas las personas que otorguen su autorización conforme a la presente política de protección de Datos Personales, son utilizados para el cumplimiento del objeto social de la Sociedad y específicamente para:

  1. Dar cumplimiento a las obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias, y en general, las obligaciones legales a cargo de la Sociedad;
  1. Adelantar actividades y programas de bienestar dirigidas a los trabajadores de la Sociedad, o a sus familiares;
  1. Realizar trámites de incapacidades, reintegros o de cualquier otra naturaleza ante el Sistema General de Seguridad Social, y recepción de la historia clínica para los colaboradores de la Sociedad para tales efectos;
  1. Para los trabajadores, dar cumplimiento a las normas laborales respecto a dotación y demás aplicables;
  1. Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1527 de 2012 y sus reglamentos, o las normas que las modifiquen o sustituyan;
  1. Informar y emitir comunicados de tipo corporativo a los trabajadores, proveedores, clientes y contratistas, y en general, a todos los destinatarios de la presente política;
  1. Ejecutar políticas y actividades de mercadeo en relación con los servicios y bienes ofertados por la Sociedad;
  1. Evaluar y procurar la calidad de nuestros bienes y servicios, y ofrecer soporte y servicio al cliente;
  1. Gestionar trámites PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias) y efectuar encientas de satisfacción a clientes;
  1. Remitir comunicaciones de interés para los trabajadores, proveedores, clientes, candidatos y contratistas de la Sociedad;
  1. Proveer bienes y servicios requeridos por la Sociedad; y por los contratantes de la Sociedad;
  1. Elaborar las guías de transporte a través de las cuales se les remitirán productos, servicios, ofertas, o cualquier tipo de comunicación;
  1. Efectuar los cobros de cartera y/o confirmar pagos;
  1. Verificar el cumplimiento de los requisitos específicos para el Titular de la Información con respecto a las autorizaciones que deba tener para ejercer su actividad, ante cualquier autoridad pública;
  1. Convocar a los proveedores y contratistas a procesos de selección para la provisión de bienes y servicios requeridos por la Sociedad;
  1. Adelantar investigación de precios de mercado de bienes y servicios requeridos por la Sociedad;
  1. Obtener, procesar y analizar imágenes aéreas de los predios de los clientes, que arrojarán, además, otro tipo de datos, tales como, sin excluir otros, nombre proyecto, municipio, departamento, contacto, cargo, área total (ha), latitud, longitud, elevación terreno, longitud terreno, ancho, área (m2), numero de fotos, fotogrametría con linderos, perímetro, curvas de nivel, coberturas, área en sistema natural, bosques, parches, tipo de cultivo principal y secundario, área en cultivos, drenajes naturales y artificiales, área de pastizal, presencia ganado tipo, vías primarias, secundarias, caminos, asentamientos humanos, construcciones varias, o cualquier otro dato derivado del predio del Titular de la información (en adelante las “Imágenes”).
  1. Darle el procesamiento y tratamiento a las Imágenes y la Base de Datos derivada de las Imágenes conforme a lo dispuesto en esta política generando información publicable de cualquier naturaleza, o hacer mercadeo con dicha información, respetando la autorización dada por el Titular de la Información.
  1. En alianza con otras personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, adelantar investigaciones o estudios con los Datos Personales derivada de las Imágenes.
  1. Poner a disposición, bien sea para la venta, para suscribir convenios de cooperación en proyectos de ciencia, tecnología e innovación (CT&I), con instituciones públicas y privadas, para crear alianzas y desarrollar proyectos de interés nacional y regional, la información obtenida de las Imágenes, con las limitaciones, participación, protección y/o libre divulgación que imponga el Titular de la Información y la presente política de tratamiento de datos personales.
  1. Proveer información sobre los servicios ofertados por la Sociedad, efectuar eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial y/o publicitario;
  1. Suscribir contratos con terceros;
  1. Expedir órdenes de compra y/o de servicios;
  1. Adelantar estudios de tendencias de consumo o de adquisición de bienes y servicios, sea de forma directa, o a través de terceros;
  1. Entrega de información a las compañías aseguradoras autorizadas en Colombia para la suscripción o afectación de las pólizas contratadas por la Sociedad y que tengan relación con algún Titular de la Información;
  1. Compartir las bases de datos con Aliados Estratégicos para los mismos fines establecidos en la presente política;
  1. Elaborar informes financieros relativos a los datos personales del Titular de la Información;
  1. Certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con la Sociedad;
  1. Realizar propuestas y ofertas de negocios y/o servicios.

 

Sección 1.3. Principios. Los principios señalados en el presente artículo constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Reglamento.

 

  1. Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la Sociedad debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le fue y será oportunamente informada al Titular y que consta en esta Política.
  1. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información.
  1. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular, quien garantiza que así sea.
  1. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y de la Base de Datos, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política.
  1. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por la Sociedad se deberá almacenar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Una vez finalizado el contrato celebrado con la Sociedad y sus empleados, la primera continuará dando tratamiento de datos personales a aquellos recibidos con el fin de mantener información histórica y/o estadística respecto del cumplimiento de sus obligaciones legales, particularmente las laborales, y ejercer su derecho de defensa, de ser necesario.

  1. Principio de unidad: los Encargados de Tratar la información serán responsables de darle el Tratamiento a los Datos Personales conforme a la presente Política.

 

Además, la Sociedad podrá divulgar los datos personales a su personal de recursos humanos, encargados, asesores y oficinas, según corresponda.

 

Sección 1.4. Sobre los Datos Personales de empleados.

Los Datos Personales de empleados suministrados en la hoja de vida durante el respectivo proceso de selección y en el contrato de vinculación laboral, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de la Sociedad y de los diferentes departamentos dentro de la Sociedad, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que mantiene con la Sociedad.

Así mismo, son utilizados para integrar expedientes laborales, pago y administración de nómina; pago de beneficios, salarios y prestaciones, bonos, reembolsos, pensiones, contratación de seguros, saldos de deudas contraídas para con la Sociedad, documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, creación de cuentas de correo electrónico laboral, elaboración de directorio de la empresa, asignar herramientas de trabajo, asignar claves y contraseñas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración del contrato de trabajo y su modificación, verificar referencias personales y laborales, contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.

Del mismo modo, se tendrán como datos de los empleados el momento de ingreso y salida de la planta, horas extras, las huellas dactilares, registros fotográficos, pertenencias a sindicatos y evaluaciones anuales de competencias y pruebas psicológicas.

Si dentro de la información recolectada por la Sociedad se encuentran datos sensibles, la Sociedad informará al Titular de los Datos dicha calidad y la finalidad del tratamiento; los cuales solo serán tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, el cual no está obligado a autorizar el Tratamiento.

Sección 1.5. Sobre los datos de candidatos en proceso de selección.

 

Los Datos Personales de candidatos en proceso de selección suministrados en la hoja de vida durante el respectivo proceso de selección, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como para administrar y operar los procesos de la Sociedad y de los diferentes departamentos dentro de la Sociedad y para el control interno de conocimientos y habilidades personales.

De otra parte se advierte que los Datos Personales de los aspirantes que participan en procesos de selección de empleados, convocados por la Sociedad, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, así como administrar y operar los procesos de recursos humanos y demás departamentos dentro de la compañía, para el control interno de conocimientos y habilidades personales, verificar referencias personales y laborales, contactarlo y enviarle información referente a las distintas etapas del proceso de selección, además de lo establecido en la Sección 1.2. de la presente Política de Protección de Datos Personales.

Sección 1.6. Sobre los datos de nuestros clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas.

Los datos de nuestros clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas suministrados en los contratos, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, si son personas naturales, así como administrar y operar la ejecución de los contratos de la Sociedad dentro de los diferentes departamentos existentes en la Sociedad, para certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación contractual que mantienen con la Sociedad.

Así mismo, son utilizados para integrar expedientes contractuales, pago y administración de valores pactados en los contratos; documentar y controlar la asignación de activos de cómputo y comunicaciones, auditorías internas, elaboración de directorio de la empresa, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y demás obligaciones derivadas de la celebración de los contratos, verificar referencias personales y profesionales, además de lo establecido en la Sección 1.2. de la presente Política de Protección de Datos Personales.

De otra parte se advierte que los Datos Personales de los Potenciales Clientes que participan en procesos de selección mediante su oferta, convocados por la Sociedad, son utilizados para verificar y confirmar su identidad, si son personas naturales, así como verificar la capacidad del Potencial Cliente para administrar y operar la ejecución de los contratos, para certificar que el origen de los fondos de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas son lícitos y no provienen de actividades de lavado de activos, favorecimiento al o del terrorismo y actividades de corrupción, así como administrar y operar los procesos de los distintos departamentos dentro de la compañía, para el control interno de conocimientos, verificar referencias personales y profesionales, además de lo establecido en la Sección 1.2. de la presente Política de Protección de Datos Personales.

Serán datos personales de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas su nombre o razón social, numero de identificación, lugar de domicilio, información de contacto. Así como los nombres de gerentes, coordinadores de ventas, asignados para el manejo de cartera y su información de contacto. De igual forma, tendrá calidad de dato personal la información bancaria de los clientes, proveedores, proveedores de servicios y/o contratistas, la cual se compone del nombre del titular de la cuenta bancaria, el numero de la cuenta y el nombre o código del banco; entre otros.

 

Sección 1.6. Sobre el Tratamiento de las Imágenes.

 

Conforme se establece en el objeto social de la Sociedad y en las finalidades de la presente Política, la Sociedad podrá obtener imágenes y videos aéreos de los predios de los clientes y sus alrededores e infraestructura rural como urbana, que a su vez, arrojarán otro tipo de datos, tales como y sin excluir otros, el nombre del proyecto, el municipio, el departamento, contacto, cargo, área total (ha), latitud, longitud, elevación del terreno, longitud del terreno, ancho, área (m2), número de fotos, fotogrametría con linderos, perímetro, curvas de nivel, coberturas, área en sistema natural, bosques, parches, tipo de cultivo principal y secundario, área en cultivos, drenajes naturales y artificiales, área de pastizal, presencia ganado tipo, vías primarias y secundarias, caminos, asentamientos humanos, construcciones varias, plantas de petróleo o cualquier otro dato derivado del predio del Titular de la Información (que se han denominado como las “Imágenes”).

Para el caso de los predios la Sociedad también se apoyará en la plataforma del IGAC para la recolección de Información y en la Inteligencia Artificial para el reconocimiento fácil, de analíticas e identificación de elementos.

Es importante recalcar que de la prestación de los servicios que hace la Sociedad se puede obtener otro tipo de información resultante del análisis de la base de datos que está cobijada por la presente Política, Información que será de propiedad de la Sociedad.

En tal virtud, con la aceptación de la presente Política el Titular de los Datos Personales está autorizando a la Sociedad a darle tratamiento a la misma conforme a este documento en los términos aquí establecidos, a menos que exista una manifestación expresa del Titular de la Información indicando qué Datos Personales no tienen la autorización respectiva, o a menos que exista una relación contractual que regule los mismos aspectos que la presente Política, haciéndola más gravosa para la Sociedad.

La Sociedad podrá darle el tratamiento a las Imágenes conforme a lo dispuesto en esta política generando publicaciones de cualquier naturaleza, o hacer mercadeo con dicha información, ya sea de forma individual o en alianza con otras personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, adelantar investigaciones o estudios con los Datos Personales de las Imágenes.

A su vez, la Sociedad podrá analizar, poner a disposición de proyectos de CT&I la base de datos como contrapartida en proyectos y comercializar la información obtenida de las Imágenes, con las limitaciones que imponga el Titular de la Información.

La Sociedad, en el Tratamiento de los Datos Personales, no buscará poner en peligro al Titular de la Información y procurará mantener el anonimato sobre la titularidad de los predios a los cuales proceda a obtener alguna imagen, a menos que se autorice lo contrario. La Sociedad sí tendrá autorización para dar cualquier otro tratamiento de información que esté consentido con el Titular de la Información.

Para todos los efectos, y en el evento de cualquier relación contractual que surja con el Titular de la Información, está claro para las partes que no será posible solicitar la eliminación de los Datos Personales si el contrato suscrito entre las partes establece que no es posible.

Sección 1.7. Sobre la recopilación de Datos Personales.

 

Existe información que es recopilada por la Sociedad en atención a que el Titular de la Información se la entrega. En todo caso, con autorización del Titular de la Información también será posible obtener datos a través de vehículos aéreos no tripulados, o a través de aplicaciones de computación o para dispositivos móviles, GPS, y otros, o por medio de boletines o bases de datos de terceros, sean públicas o privadas, para lo cual siempre se respetará la Política de Tratamiento de Datos Personales del responsable.

El Titular de la Información sabe y entiende que, al hacer uso de los servicios de la Sociedad, cierta información se recopila automáticamente, como las Imágenes, el protocolo de internet (IP), navegador, tipo de dispositivo, computadora, entre otros. A su vez, usando cualquier aplicativo que ofrezca la Sociedad, esta podrá tener información relativa a cuándo opera un vehículo aéreo no tripulado, en dónde, entre otra información. La Sociedad recopilará los datos que identifican el vehículo, la ruta de vuelo, los registros de vuelo y los datos del sensor, según corresponda.

Además de los medios de recopilación antes descritos, también puede obtenerse Datos Personales de terceros, y podemos combinar esta información con otra Información personal que mantenemos sobre el Titular de la Información, para lo cual resulta plenamente aplicable la presente Política.

La Sociedad podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando se realice la subcontratación a terceros prestadores de servicios, se advertirá a dichos terceros sobre la necesidad de proteger la información personal con las medidas de seguridad apropiadas, y se les prohibirá el uso y divulgación para fines propios.

De igual forma, la Sociedad podrá transferir o transmitir (según corresponda) los datos personales del Titular a otras compañías en el territorio nacional por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de las partes. En los casos de transmisión de Datos Personales, se deberá suscribir el contrato de transmisión que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Se informa a todos los titulares de los Datos Personales almacenados en bases de datos de la Sociedad que los derechos que tienen sobre el Tratamiento de dicha información personal incluyen:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad;
  1. Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos Personales sean rectificados, modificados, actualizados o eliminados;
  1. Solicitar prueba de la autorización emitida para el almacenamiento de sus Datos Personales en las bases de datos de la Sociedad, salvo lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  1. Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus Datos Personales;
  1. Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y su almacenamiento en las bases de datos de la Sociedad, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales;
  1. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales tal y como los mismos están almacenados en las bases de datos de la Sociedad;
  1. Cualquier otro otorgado en virtud de la ley o cualquier norma proferida por el Gobierno o el Congreso sobre la protección de Datos Personales.
  • EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Para efectos de ejercer los derechos establecidos en el numeral II, el Titular de los Datos Personales se puede contactar con la Sociedad como Responsable del Tratamiento de dicha información.

Los siguientes son los datos de contacto del responsable de la atención de consultas y reclamos en donde los titulares de la información pueden ejercer sus derechos con respecto a los Datos Personales que nos han sido suministrados:

Teléfono de contacto:                        (57) 316 698 8835

Área de contacto:                               Responsable de Datos Personales

Correo electrónico de contacto:     info@volrod.com

Dirección de contacto:                      Calle 26 92-32 Torre Gold 2 Oficina 2-117

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

Sección 4.1. Contacto.

Para el ejercicio de los derechos propios del Titular de la Información consignada en las bases de datos de la Sociedad, y revocar la autorización de uso y almacenamiento de dicha información personal, el Titular de los Datos Personales debe dirigir la solicitud o reclamo respectivo a la información de contacto establecida en el Título III de la presente política.

Dicha solicitud o reclamo será objeto de respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su efectiva notificación a la Sociedad. Dicho término de respuesta podrá ser prorrogado, pero en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término y será necesario informar la Titular de la Información el motivo de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

Sección 4.2. Consulta.

El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus Datos Personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de la Sociedad el titular de información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Sección 4.3. Solicitudes y/o reclamos.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Sociedad, el cual será tramitado bajo las reglas amparadas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y en especial por lo que se determina en la presente sección.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por el Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad; por el representante legal de la persona jurídica, o por estipulación a favor de otro o para otro, debiéndose acreditar, en todos los casos, la representación.

Para la solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria, ésta debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Sociedad y contener, como mínimo, la siguiente información: (i) El nombre y domicilio del titular o del causahabiente; (ii) la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos; y (iii) la solicitud concreta.

Si la solicitud y/o reclamo no tiene la información anteriormente mencionada que le permita a la Sociedad atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá al Titular de la Información o a su causahabiente que subsane sus fallas en un término de cinco (5) días, contados a partir de la fecha de la recepción de la solicitud y/o reclamo del Titular.  Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el Titular de la Información o su causahabiente no ha subsanado lo requerido, la Sociedad entenderá que se ha desistido de la solicitud y/o reclamo.

El término máximo para atender la solicitud y/o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. PUBLICIDAD Y MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO, PRIVACIDAD, Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

El uso y almacenamiento de los Datos Personales en las bases de datos de la Sociedad se efectuará de acuerdo con las políticas y procedimientos adoptados por la Sociedad para estos efectos y las cuales se podrán siempre consultar por los Titulares de dichos Datos Personales en la página web www.volrod.com/datos

Cualquier modificación a las Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales de la Sociedad serán publicadas en la página web antes mencionada y podrá ser comunicada a los Titulares de Datos Personales a la dirección de correo electrónico registrada en las bases de datos de la Sociedad.

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Se informa al Titular de Datos Personales almacenados en las bases de datos de la Sociedad que se adoptan las medidas de índole técnica, tecnológica y administrativa necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales derivados y evitar su alteración, pérdida, Tratamiento o acceso no autorizado.

Adicionalmente, se le informa al Titular de Datos Personales que, una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la Sociedad, o archivados en términos seguros para efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Los datos personales del Titular no serán eliminados cuando la conservación de estos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato, pese a la solicitud de eliminación del Titular de Datos Personales.

  • DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

 

De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, la Sociedad se compromete a cumplir con los siguientes deberes que por Ley le sean aplicables en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales:

  1. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  1. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares, cuando esto pueda resultar aplicable o necesario.
  1. Registrar en la base de datos un aviso tendiente a advertir que puede existir algún tipo de requerimiento o reclamo en trámite.
  1. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  1. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular de la Información y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

 

A su vez, cualquier persona natural o jurídica que sea Encargada del Tratamiento de los Datos Personales cuando la Sociedad actúe como Responsable de la Base de Datos, deberá ceñirse a lo establecido en la presente Política.

 

  • VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS, Y DE LA POLITICA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Las vigencias de todas las Bases de Datos de la Sociedad son indefinidas.

La presente Políticas de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir del 01 de marzo de 2019.

Es hora de poner las ideas en movimiento!

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